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会議の進め方鬼鉄則!これだけ押さえればOKなノウハウ紹介

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「会議の進行を任されたけど、うまくやれるか自信無い」

「どうやって進めればいいか分からない」

 

社会人一年目の若手の方や、会議の司会が初めての方は

こんな悩みを持ったことがあると思います。

 

今日は、会議を進める上で、

これだけ押さえておけば上手にできる

という方法を紹介したいと思います。

 

 目次

会議を始める前に

下記のような項目を事前に決めて、

可能な限り明文化しておきましょう。

明文化が難しければイメージだけでも

しておくと全然違います。

 

アジェンダを作成する

会議を始める前に、この会議は何の会議かを必ず明確にしましょう。

 

会議の目的 

①決定合意承認

②ディスカッション

③情報共有

④そのほかあれば記載

 

その会議の目的により、出席者や議事録が変わってきます。


会議のゴール

目的が「①決定合意承認」であれば・・ 

 

〇〇の案件についてだれだれの合意を得ること

〇〇プロジェクトの進め方を決める

〇〇業務移管の合意

〇〇作業の依頼の合意  など

 

目的が「②ディスカッション」であれば・・


〇〇の業務設計(案)についての問題点の洗い出し完了

〇〇業務の現状問題点の洗い出しを各部門から最低ひとつ

〇〇業務改善のアイディアだしを最低5個  など

 

目的が「③情報共有」であれば・・

 

〇〇についての情報共有をし各部門への影響があれば記載する  など


出席者を決める

アジェンダが決まったら、出席者が決まります。

会議のゴールによって出席者には役割があるはずなので役割を決めます。

 

なんかわからないから、集まってみようという会議は撲滅しなくてはいけません。

 

単なる情報共有ならいいですが、

決定会議であれば、決定者が必須出席になりますし、

ある業務設計の問題点の洗い出しであれば、

該当部門の担当者(アセスメント責任をもてる人)

アサインが必須です。

 

役割のない人は参加しなくていい人なので、

むやみに会議に出席依頼をしないことも大事。

 

出席を依頼された側が意思決定や議論のための

前提知識がないことを自分で判断して

出席者を追加すれば良いです。

 

そのために事前アジェンダは必須。

 

Aさん 部門長としての合意/承認
Bさん 〇〇業務責任者としての合意/承認 あるいは、問題点の洗い出し
Cさん Bさんの意思決定の補佐   など。

 

議事録を書く

議事進行中は、議事録はメモになることが多いが、それをそのまま議事録に書かない。

 

下記のような項目を書くと良いです。

 

議事サマリ

あらかじめ会議のゴールが設定されていれば、会議のゴールが達成できたかを記載する。

 

その会議で、もりあがった話題はなんだったのか?

会議に参加しなかった人にも伝わるよう簡潔に記載する。

 

決定事項

その会議で決定したことを記載する。

会議の目的が「検討ディスカッション」であっても、

ここだけは決まったねという場合は記載する。

 

TODO

TODOは、会議進行者と議事録記載者が、

必ず会議中に確認をする。

 

なにをするか具体的にわかるように記載し、

そのタスクの責任者や担当者と期日を必ずいれる。

 

次回アクション

会議がゴールを達成しなかった場合や、プロジェクトの場合は、

次のステップを確認し記載しておく。

 

議事メモ

会議中にとってあったメモをはりつけておく。

 

まとめ

このように、

ご紹介した項目を全て決めておけば

イメージが無いよりはるかに進めやすくなります。

 

全部考えて準備するのは最初は大変ですが、

慣れていくと自然に頭の中でできるように

なると思いますので、まずは実践してみてください。

 

それではまた!